Como anda sua produtividade no trabalho?

Dicas de como ser mais produtivo no seu cotidiano


Nas últimas décadas, principalmente na década de 90, em virtude da famosa globalização, tornar-se indispensável e sempre disponível para as empresas se tornou um padrão de comportamento altamente louvável e admirável pelo mundo corporativo. Trabalhar 15 horas/dia e 7 dias na semana chegou a ser extremamente "sexy" e desejável por vários profissionais, principalmente aqueles que queriam seguir determinada carreira. "Vestir" a camisa da empresa significava abrir mão da sua vida pessoal e se dedicar, de corpo e alma, ao mundo corporativo.


Mas, de herói, o workholic, no século XXI, passou a ser um vilão. Poucos profissionais nos dias de hoje, gostariam de abrir mão da sua vida pessoal em prol única e exclusivamente da vida profissional. Mas isso não significa dizer que ninguém quer mais seguir uma carreira ou se dedicar a uma profissão. Como resolver então esse paradoxo? 

Os jovens profissionais dos dias atuais (e eu me incluo dentre eles) querem aproveitar ao máximo todo o tempo disponível e realizar cada dia mais tarefas no menor prazo possível, mantendo o nível de qualidade e responsabilidade do trabalho. Ou seja, fazer o seu trabalho em menor tempo, ter mais tempo para discutir assuntos mais relevantes e significativos e sair do trabalho no horário (por que não?). Resumidamente, a resposta para o paradoxo em questão é denominada produtividade.

Anos de experiência me fizeram concluir que a relação entre horas trabalhadas e produtividade profissional não são diretamente proporcionais. Conheci diversos profissionais que se dedicam exclusivamente ao trabalho, e que o resultado final do seu trabalho  é igual, ou até mesmo inferior, ao resultado do trabalho de profissionais que trabalham somente 8 horas/dia, 5 dias na semana. Mas por que isso acontece?

A grande maioria dos profissionais trabalha, em média, 8 horas diárias. Na verdade, está disponível para a empresa durante 8 horas/dia. Apesar disso, a maior parte dos profissionais não produz nem 5 horas/dia e com isso, para finalizar determinada atividade, precisam estender o expediente, que poderá inclusive, virar noite adentro. 

Por que somos tão improdutivos? Na verdade, somos improdutivos por uma única razão: falta de organização. Se soubéssemos organizar melhor nosso tempo e trabalhar de acordo com um cronograma detalhado, produziríamos bem mais e poderíamos finalizar as demandas em menor tempo, reduzindo nosso tempo ao dispor da empresa.

Mas, nosso senso de urgência e de que "tudo é para ontem" nos faz condenar os profissionais que dedicam parte do seu expediente à organização das atividades a serem executadas. Com isso, continuamos dando "murro na ponta de faca" e nosso dia passa a ter a cada dia menos horas disponíveis para resolução de assuntos mais relevantes ou até mesmo assuntos fora do trabalho. 

Várias mudanças de comportamento (bem simples, inclusive) podem ajudar a aumentar sua produtividade no trabalho. Eis abaixo uma lista (não exaustiva) de conselhos para você se torne mais produtivo: 

- Seja organizado. Elabore, no final do expediente do dia anterior, uma lista com as atividades a serem desenvolvidas no dia seguinte. Classifique-as de acordo com a sua relevância e dê prioridade para estas.

- Entenda as atividades que você está fazendo. Para que você gaste menos tempo resolvendo um problema ou fazendo determinada atividade, você deve saber o quê está fazendo e principalmente, para que você está fazendo aquilo. Se não souber como fazer, estude o assunto por sua conta própria e corra atrás de quem sabe fazer para pedir ajuda.

- Alinhe as expectativas do seu trabalho. Como diz o ditado, "o que é combinado não sai caro". Combine com seu superior o que é esperado da atividade e proponha uma maneira de executá-la. Talvez a maneira como você queira fazer não irá atender às expectativas e, por isso, seu trabalho poderá ser integralmente jogado no lixo. 

- Efetue uma atividade de cada vez. Fazer duas ou mais atividades ao mesmo tempo faz com que haja perda de foco. Sem foco, você irá demorar muito mais tempo para finalizar uma atividade. Portanto, só passe para a atividade seguinte após finalizar a atividade anterior.

- Não leia e-mails à medida em que os mesmos chegarem. Separe 2 ou 3 horários durante o seu expediente para ler e-mails. Se você ler os e-mails à medida em que for recebendo, você nunca irá finalizar uma atividade e terá a sensação de que está acumulando tarefas (e efetivamente estará). Leia um e-mail de cada vez e só passe para o próximo após resolver e dar prosseguimento ao e-mail atual. Claro, haverá exceções para situações emergenciais, mas, para estas, tente resolver presencialmente ou por telefone.

- Diminua a quantidade de reuniões. Além disso, convoque somente as pessoas efetivamente necessárias para o problema em questão. Já participei de diversas reuniões cujos problemas poderiam ter sido resolvidos em 30 minutos mas cuja reunião demorou horas para finalizar. E os motivos para as demoras foram sempre os mesmos: muitas pessoas (sendo que a grande maioria das pessoas não era necessária para a resolução do assunto), falta de uma pauta bem definida e falta de profissionalismo - se você quer discutir futebol, novela, política, religião ou saber do final de semana dos seus colegas, faça isso no horário de almoço ou num happy hour, afinal, esses encontros servem para isso. 

- Tire a bunda da cadeira. Ficar sentando mandando e-mails para diversas pessoas não irá resolver um simples problema rapidamente. Vejo que a grande maioria dos problemas podem ser resolvidos com uma simples conversa entre os envolvidos, seja por telefone ou presencialmente. Comunicação é a chave do sucesso na resolução dos problemas e tentar resolvê-los através de e-mails (por mais cômodo que possa ser), talvez não seja a maneira mais eficiente e produtiva de resolver uma questão.

- Diminua seu acesso à internet e às redes sociais. Quem nunca perdeu mais de 30 minutos só passeando pelas páginas do facebook? Para que isso não ocorra no trabalho, estabeleça horários para acessar a internet e redes sociais para fins pessoais. Tente acessar antes de chegar ao trabalho, no horário de almoço e após o expediente. 

- Perca menos tempo no cafezinho e nas conversas de corredor. Você já percebeu que aquele cafezinho demorou 40 minutos? Pois é, se você toma um café na parte da manhã e outro na parte da tarde, 1h20 minutos do seu dia foram dedicados exclusivamente ao café. E como ficam as demais atividades?

Quem não quer mais tempo livre para se dedicar a outras atividades? Ser mais produtivo poderá ser a chave do sucesso para você conseguir se dedicar a assuntos mais relevantes no seu trabalho, diminuir a sua jornada e até mesmo conseguir uma promoção. Experimente! 


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By Boss.

4 comentários :

  1. Olá,

    Eu gostaria de tirar uma dúvida de um post antigo com vocês... existe um e-mail que eu possa enviar para vocês ou eu posso fazer por aqui mesmo?

    Desde já eu agradeço a atenção!!

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    1. Olá Natália,

      pode encaminhar sua dúvida para contato@carreiraevoce.com. Se você quiser compartilhar sua dúvida com todos os leitores, poderá registrá-la nos comentários pois nossa resposta também estará visível para todos.

      Carreira & Você agradece seu contato.

      Att,

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  2. Eu acho incrível a falta de pessoas experiêntes para conduzir as reuniões. Sempre tenho essas que não levam a nada e não resolvem nada.

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