Feedbacks eficientes geram resultados positivos
Seguem os 7 passos mandatórios de um bom feedback:
1. Se prepare para dar o feedback: Algumas
empresas possuem ferramentas específicas para feedbacks onde são registradas
metas e a avaliação de performance é feita com base nas mesmas. Se não for o
caso da sua empresa, monte um arquivo com pontos positivos e a desenvolver do
profissional que você está avaliando e converse com outras pessoas com quem ele
trabalhou durante o período (pares, superiores e subordinados) para construir
uma visão holística de sua contribuição para a empresa. Prepare-se para fazer
um coaching com o profissional e
responder possíveis dúvidas que ele possa ter sobre desenvolvimento e sobre
questões práticas de carreira na empresa (treinamento, promoção, aumento de
salário, bônus)
2. Reserve um local privado e tranquilo para o
feedback: Reserve uma sala onde você possa ter uma seção um a um com o
profissional sem interrupções. Em hipótese nenhuma faça estas conversas nas
baias no meio de todo o time ou em locais onde possa ser facilmente
interrompido. Se for necessário convidar mais pessoas para a seção de feedback,
ainda assim, faça a reunião em um local reservado.
3. Mantenha uma linguagem corporal positiva
durante o feedback: Sente-se preferencialmente de frente para o
profissional, mantenha a postura e o contato visual e mostre que você se
importa com ele. Se porte como se você estivesse em uma reunião com o cliente
para fechar uma venda importante. Afinal de contas, você quer ‘vender’ para seu
funcionário que sua dedicação e melhoria de performance valem a pena e serão devidamente recompensados. Se
possível não atenda ao celular durante a reunião de feedback e só use o
computador se o mesmo for necessário.
4. Pergunte ao profissional quais são suas
expectativas em relação ao feedback: Para alinhar o tom da conversa, inicie a
reunião perguntando ao profissional sua opinião sobre sua performance. Se a
visão do profissional for similar à sua, será mais fácil conduzir o restante da
reunião. Porém se a percepção dele for muito diferente da sua avaliação, você
terá que iniciar a reunião dando contexto de quais os parâmetros foram usados
na análise e usar exemplos para que ele mesmo já entenda o valor da sua
participação. Por exemplo, se sua área tem métricas claras de performance,
comece falando quais foram as vendas ou projetos mais expressivas do período.
Se ele não participou destas ações já vai entender que mesmo tenha tido ótima
performance algumas pessoas obtiveram resultados melhor que o dele. No caso de
não haver metas claras, reafirme quais as habilidades mais valorizadas pela
área – skills técnicos, analíticos, relacionamento interpessoal, comunicação,
liderança, criatividade e outros.
5. Comece falando dos pontos positivos: Mesmo
pessoas com sérios problemas de performance tiveram ações positivas (senão provavelmente já teriam sido desligadas). Mesmo se o objetivo do
feedback for falar de problemas e pontos a desenvolver é importante começar
falando dos pontos positivos. Assim o profissional tem a sensação que está no
caminho certo, mesmo que tenha muito a melhorar.
6. Fale sobre os pontos negativos/a
desenvolver de maneira construtiva: Esta é a parte mais difícil do
feedback, porque o profissional pode não concordar com o feedback e ser reativo. Se você foi bem até o passo 5 já
diminui bastante as chances de problemas nessa fase, mas para concluir esta
fase com sucesso você precisa ser construtivo quando falar dos pontos a
desenvolver. Comece citando exemplos de situações em que o profissional não
performou conforme o esperado e explique como ele deveria ter agido diferente. Dê
oportunidade para o profissional dar sua opinião; se a visão dele for muito
diferente da sua, apresente argumentos e fatos que sustentem sua avaliação e se
ele trouxer algum fato novo que seja relevante, fale que irá analisá-lo e que
você irá retornar em breve (e realmente o faça!).
7.
Coaching: Para fechar o feedback com
chave de ouro é muito importante que além de mostrar para o profissional os
pontos a desenvolver, você o oriente a como fazer isso. Se ele precisa
desenvolver habilidades técnicas, poderá fazer treinamentos dentro e fora da
empresa; se precisa vencer a timidez, um curso de teatro pode ser uma boa
opção. Se ele precisa desenvolver liderança, ele pode estudar sobre o assunto,
observar outros líderes ou até mesmo fazer uma pós-graduação que proporcione
este desenvolvimento. O importante é traçar um plano de ação em conjunto com o
profissional e, dentro do possível, prover os recursos necessários para o seu
desenvolvimento. Nem todas as empresas pagam pós-graduação, por exemplo, mas
você pode fornecer a flexibilidade necessária para o profissional ir ás aulas
se ele puder fazer este investimento ou sugerir cursos online gratuitos caso ele não
possa. Dar oportunidades para o profissional se desenvolver também é fundamental. Por exemplo, dar oportunidades para ele fazer mais apresentações, se essa é uma habilidade que ele precisa desenvolver.
Se quiser melhorar ainda mais a qualidade
do feedback e garatir a motivação e melhoria de performance do profissional,
trace prazos para que o profissional atinja o desenvolvimento mencionado nos
pontos 6 e 7.
Apesar dos passos acima parecerem triviais
para a maioria dos líderes, muitos executivos pecam em se preparar para o
feedback e entregá-lo da forma adequada. No início da minha carreira eu passei
por uma situação assim. Após passar o ano todo recebendo elogios sobre minha
performance das diversas áreas com a qual trabalhei, acompanhados de citações sobre meu futuro promissor na
empresa, eu esperava um resultado positivo na minha avaliação de desempenho. O resultado não foi o quê eu esperava, mas a
forma como o feedback foi feito, piorou muito a situação.
O executivo pulou os passos de 1 a 5
descritos acima e foi direto ao 6. Ao invés de reservar uma sala privada para
conversarmos com calma, ele me chamou para uma sala onde estava tendo reuniões
de trabalho. Cheguei no fim de uma reunião, quando ele começou a dar meu
feedback, logo em seguida já começaram a entrar pessoas para a próxima reunião
e continuamos conversando nesse ambiente nada privado. Deitado na cadeira
enquanto falava comigo, seu corpo demonstrava que ele não estava se preocupando
muito com aquela reunião. Ao não perguntar sobre minha expectativa sobre a
avaliação, ele não identificou que havia um grande gap entre o quê ele iria me dizer e o quê eu esperava ouvir. Como o
passo 5 também não existiu, ele ter me dado uma notícia que eu não esperava causou um grade choque. Quando eu me mostrei extremamente insatisfeito
com o resultado enquanto tentava controlar meu nervosismo, ele não sabia como reagir, continuou falando como se estivesse me dando uma boa notícia e eu preferi encerrar aquela reunião
e lidar com minha frustração sozinho.
Independentemente do resultado, a postura
de descaso e a falta de preparo do executivo para esta reunião de feedback me
mostrou que, ao contrário do que a empresa me apontava, meu desenvolvimento de
carreira não era importante para eles como é para mim e não preciso nem
mencionar que eu não fiquei nesta empresa até a próxima avaliação de
desempenho.
Experiências como esta, unidas a diversas
experiências positivas de feedback me fizeram um líder melhor e mais preocupado
com os meus subordinados. Eu levo o desenvolvimento de carreira deles tão à
sério quanto o meu próprio, mesmo porque eu dependo da performance deles para
atingir os resultados da área.
Texto by Exec
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